sap-xep-chung-tuMỗi công ty có một cách sắp xếp chứng từ khác nhau sao cho dễ quản lý. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng biết cách sắp xếp hóa đơn chứng từ một cách khoa học, dễ tìm.

Lamketoan.vn xin chia sẻ một số kinh nghiệm khi sắp xếp quản lý hóa đơn, chứng từ với mong muốn các bạn ứng dụng vào để dễ quản lý, tiết kiệm thời gian.

Nguyên tắc: Sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo tháng dựa vào hóa đơn đã kê khai trên tờ khai thuế

- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì  kèm phiếu chi tiền mặt

- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.

- Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu đi kèm

- Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (phô tô)

- Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền

- Hóa đơn nhập khẩu kèm theo hồ sơ nhập khẩu như hợp đồng ngoại, bảng kê chi tiết hàng hóa đi kèm, vận tải đơn, chứng từ nộp thuế đi kèm...

- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công ty bạn phải lưu cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng

- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng sau khi nộp thành công bạn nên download về 1 bản lưu ở máy.và tải bản chứng minh đã gửi được tờ khai qua mạng do tổng cục thuế gửi vào địa chỉ mail khi đăng ký.

- Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp ( nếu có)

- Giấy nộp tiền thuế TNDN đính kèm với tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý.

Bình luận  

Thao Ly
0 # Thao Ly 11:57 10-09-2014
Ah mình đã hiểu rồi, cảm ơn bạn nhé minhthuy :)
Trích dẫn
minhthuy
0 # minhthuy 11:39 10-09-2014
Chào bạn Thao Ly
Khi phần mềm báo như vậy bới vì TK 141 của bạn đã có phát sinh. Sau khi bạn tạo thêm tài khoản chi tiết thì phần mềm sẽ yêu cầu chuyển đổi số liệu ở TK tổng hợp sang TK chi tiết mà bạn vừa tạo. Khi phần mềm báo vậy bạn nhấn Yes để thực hiện việc chuyển đổi.
Nếu có từ 2 nhân viên trở lên bạn hãy kiểm tra lại số dư TK chi tiết của 141 tương ứng với các nhân viên nhé.
Chúc bạn học tốt!
Trích dẫn
Thao Ly
0 # Thao Ly 10:39 10-09-2014
Cảm ơn bạn nguyenhuongtb, mình đã vào hệ thống tài khoản tạo tài khoản 1411 - NV A nhưng misa thông báo "Hệ thống không cho phép hạch toán vào tài khoản tổng hợp, do vậy để thêm mới đc tài khoản 1411, hệ thống phải chuyển toàn bộ dữ liệu gắn với tài khoản 141 sang tài khoản 1411. Bạn có muốn thực hiện chuyển đổi không?" Bạn xem lại giúp mình chỗ này nhé. Cảm ơn bạn.
Trích dẫn
nguyenhuongtb
0 # nguyenhuongtb 10:16 10-09-2014
Chào bạn!
Để xem được chi tiết tạm ứng của từng nhân viên trước tiên bạn phải tạo cho mỗi nhân viên cần tạm ứng 1 tài khoản riêng. VD TK 1411 - Nhân viên A, TK 1412 - Nhân viên B. Sau đó bạn vào Báo cáo/ Sổ kế toán/ Sổ chi tiết các tài khoản/ và chọn chi tiết từng tài khoản như 1411, 1412 để xem bạn nhé.
Trích dẫn
Thao Ly
0 # Thao Ly 14:32 09-09-2014
Cảm ơn bạn nguyenhuongtb, cty mình đang dùng phần mềm misa, mình có thể hỏi muốn xem chi tiết tạm ứng của từng nhân viên thì vào đâu để xem đc ko?
Trích dẫn
nguyenhuongtb
0 # nguyenhuongtb 13:55 09-09-2014
Chào bạn Thao Ly!
Bạn có thể kẹp phiếu chi cùng với hóa đơn đó cũng được bạn nhé
Trích dẫn
Thao Ly
0 # Thao Ly 08:44 09-09-2014
Diễn đàn có thể cho mình hỏi câu này nhé: " Ví dụ hóa đơn mua hàng tháng 1 đến tháng 3 mình chi tiền mặt,vậy kẹp phiếu chi tháng 3 vào hóa đơn mua hàng tháng 1 có ổn không hay là còn cách lưu khác". Xin cảm ơn.
Trích dẫn
Tuấn Anh Nguyễn
0 # Tuấn Anh Nguyễn 11:14 30-08-2014
Mình ko có ý chỉ trích hay bảo là sai gì cả, mình chỉ cảm thấy là cách sắp xếp này phù hợp với công ty dịch vụ với các công ty ít nghiệp vụ diễn ra trong tháng. Chứ nếu là Công ty Lớn hay nhiều nghiệp vụ phát sinh trong tháng thì tập hồ sơ "Chứng từ tháng..." sẽ dày khủng khiếp (vì mình kẹp tất cả các chứng từ vào 1 tập mà).
Trích dẫn
nguyenhuongtb
0 # nguyenhuongtb 08:30 30-08-2014
Chào bạn!
Tùy từng kế toán có các cách sắp xếp chứng từ theo mỗi cách khác nhau. Ở đây Lamketoan.vn đưa ra cách sắp xếp chứng từ 1 cách khoa học nhất để mọi người tham khảo bạn nhé.
Trích dẫn
Tuấn Anh Nguyễn
0 # Tuấn Anh Nguyễn 17:12 29-08-2014
Cách này áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ ạ? Nếu Công ty lớn hoặc nhiều nghiệp vụ mà sắp xếp như vậy thì em thấy cái tập chứng từ nó dày lắm.
Em có cách sắp xếp thế này có được không ạ:
-Mỗi chứng từ thì em sắp xếp thành 1 bộ (theo thời gian phát sinh hoặc số chứng từ hoặc theo thứ tự hóa đơn GTGT tùy theo chứng từ đó có số thứ tự hay không)
-Mặt sau hóa đơn em ghi các chứng từ đi kèm để khi quyết toán thuế có thể dễ dàng tìm kiếm.
-Các chứng từ thanh toán ngân hàng em cũng tách riêng từng loại chứng từ ra từng tập.
Mong anh chị cho nhận xét.
Trích dẫn
phanlien213
0 # phanlien213 09:20 29-08-2014
va cho minh hoi them mot hoa don nhieu mat hang thi lucv lam nhat ky chung minh ghi dai dien 1 mat hang hay tach tung mat hang va dinh khoan vay
Trích dẫn
phanlien213
0 # phanlien213 09:18 29-08-2014
cho m hoi neu hoa don mua hang vao thang 1 nhung minh khai thue vao thang 2, vay luc lam so nhat ky chung, minh dinh khoan mua vao thang 1 hay thang 2 vay, cam on ban
Trích dẫn
phuonglam
0 # phuonglam 21:20 18-08-2014
Để không âm kho bạn vẫn nhập kho vào t12/2013. còn khai thuế vào tháng 1/2014 bình thường.
Trích dẫn
Phương911
0 # Phương911 08:36 04-08-2014
ad ơi cho mình hỏi thêm nữa. Như trường hợp của bạn thu ở trên nhưng vì mình không thể nk vào tháng 1/2014 được vì như thế sẽ bị âm kho nên mình NK vào tháng 11/2013 nhưng mình kê khai vào tháng 1/2014 được không?
Rất mog nhận được sự hồi đáp từ ad.TKS
Trích dẫn
nguyenhuongtb
0 # nguyenhuongtb 16:30 01-08-2014
Chào bạn!
Nếu là hóa đơn đầu vào của tháng 11/2013 nhưng sang tháng 01/2014 bạn kê vào Bảng kê mua vào vẫn được bạn nhé. Và hóa đơn đó bạn kẹp vào tập hóa đơn đầu vào tháng 01/2014.
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi!!!
Trích dẫn
thuhoai0406
0 # thuhoai0406 15:12 01-08-2014
Cám ơn ad đã tư vấn. Nhưng đó là với trong 01 năm của bctc thì không khó khăn nhiều. Nhưng nếu bây giờ hóa đơn đầu vào của tháng 11/2013 nhưng sang tháng 01/2014 mới kê khai thuế. 1. Có bắt buộc phải để chi phí thuộc 2013 hay không? Hay mình có thể để 2013 hoặc 2014 đều được? 2. Nếu thuộc 2013 thì theo bạn mình có nên photo 1 bản kẹp vào 11/2013, còn bản gốc sẽ để ở tập kê khai 2014. Hay có cách lưu chứng từ nào hợp lý hơn không bạn. Thanks ad rất nhiều ah.
Trích dẫn
nguyenhuongtb
+1 # nguyenhuongtb 17:02 30-07-2014
Chào bạn thuhoai0406!
- Là hóa đơn đầu vào tháng 1 nhưng bạn kê khai vào tháng 3 thì bạn kẹp hóa đơn đó vào tập hóa đơn đầu vào tháng 3 bạn nhé.
- Nếu bạn hạch toán hóa đơn đó vào tháng 3 trên phần mềm misa thì ngày chứng từ bạn để là ngày trên hóa đơn, ngày hạch toán là ngày bạn hạch toán trong tháng 3.
Chúc bạn thành công!
Trích dẫn
thuhoai0406
0 # thuhoai0406 16:26 30-07-2014
Ad ơi, cho mình hỏi 1 chút với nhé. Hóa đơn đầu vào là tháng 01, nhưng tới tháng 03 mình mới kê khai thuế. Vậy, mình sẽ lưu chứng từ hóa đơn ở tháng nào là hợp lý nhất cho việc kiểm tra kê khai thuế và vào sổ sách. Mình có thể đưa định khoản này ở tháng 03 được không hay bắt buộc phải nhập vào sổ của tháng 01? Thanks ad.
Trích dẫn
nguyenhuongtb
0 # nguyenhuongtb 11:20 24-07-2014
Chào bạn Phương!
Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất thì bạn in những Phiếu xuất kho đó và lưu vào 1 file. Khi bên thuế hỏi thì bạn có chứng từ hợp lý để giải trình.
Trích dẫn
Trần Thị Phương
0 # Trần Thị Phương 10:58 24-07-2014
Tks bạn đã trả lời
Vậy cho mình hỏi thêm là khi nào in và kẹp kèm phiếu hạch toán ví dụ như hạch toán giá vốn,phiếu xuất kho thì kẹp vào đâu?, hạch toán nguyên vật liệu xuất ra sx...
Trích dẫn
nguyenhuongtb
0 # nguyenhuongtb 08:27 24-07-2014
Chào bạn Phương!
- Khi bán hàng hóa thu bằng tiền mặt bao gồm Hóa đơn bán hàng + Phiếu thu
- Khi hóa đơn bán hàng là hóa đơn tiếp khách thu bằng tiền mặt (trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn) bao gồm: Hóa đơn bán hàng (có nội dung là Tiếp khách) + Bảng kê chi tiết bán hàng + Phiếu thu.
- Khi bán hàng hóa thu bằng tiền gửi bao gồm Hóa đơn bán hàng + Giấy báo có.
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi!!!
Trích dẫn
Trần Thị Phương
0 # Trần Thị Phương 14:41 23-07-2014
Chào bạn.
Cho mình hỏi là:
+ Khi bán hàng thu bằng tiền mặt thì kèm theo hóa đơn là phiếu thu, phiếu xuất kho, chứng từ kế toán à bạn?
+ Khi bán hàng thu bằng tiền gửi thì hóa đớn kèm ủy nhiệm chi, giấy báo có, phiếu xuất khoa và chứng từ kế toán à ban?
Tại mình không biết khi nào thì phải in chứng từ kế toán kèm theo. bạn có thể chỉ giúp mình được không
Trích dẫn
Phạm Trung Thành
0 # Phạm Trung Thành 08:01 14-07-2014
Thực tế không như bạn làm.
Về cơ bản thì như vậy.
Thân.
Trích dẫn
cao thanh thuy
0 # cao thanh thuy 14:53 26-06-2014
thks nhiu nhe!
Trích dẫn

Thêm bình luận